The  better  a  structure  is  designed,  the  longer  it  can  work  without  making  radical  changes.  Provided  that  a  structure  is  correctly  formed,  workers  change  but  a  structure  does  not  undergo  any  radical  changes.  Such  types  of  structures  are  designed  as  a  result  of  deep  realization  of  the essence  of  the  organization  and  proper  revision  of  the  main  processes.  They  manage  the  people  -  not  people  manage  them.  Such  kind  of  structures  help  organizations  a  lot  to  fulfill  the  strategy,    to  manage  ongoing  processes  efficiently,  and  most  importantly,    to  benefit  from    the    abilities  of    those  people  who  work    for    it.  These  are  the  very  three  tasks,  which  a  properly  designed  structure  should  serve.
While  running  an  organization,  it  is  not  a  good  idea,  of  course,  to  revalue  the  role  of  the  structure.  It  will  not  manage  to  make  people  either  kinder  or  cleverer.  But  if  a  structure  is  designed  in  the  right  way,  it  will  be  able  to  use  the  abilities  of  the  workers  in  a  more  effective  way.  A structure cannot  make  the  strategy  more  active.  However,  it  can  eliminate  any  chances  of  implementing  the  strategy,  however  well-designed.  A  structure  itself  is  not  able  to  make  a  process  sounder  than  it  really  is.  Still,  it  can  either  make  the  process  a  lot  slower  or  affect  both  the  quality  and  the  quantity  of  the  product.
Three  factors  that  the  organizational  structure  most  influences:
1. The  quality  and  the  terms  of  performing  strategic  decisions;
2. The  speed  and  the  productivity  of  the  main  processes  taking  place  in  an  organization.
3. The  level  of  the  staff  motivation  and  willingness  to  do  their  best  at  work.
Hence,  the  structure  has  the  biggest  influence  on  all  of  those  factors.


Structure  and  Strategy
The  role  of  the  structure  in  the  fulfillment  of  the  strategy  is  enormous,  and  far  more  critical  than  any  other  systems  of  the  management  because  of  several  reasons:  the  structure  determines  what  issues  the  management  team  will  concentrate  on  and  what  questions  they  will  discuss.  It  also  determines  how  much  of  their  energy  and  time  is  spent  on  this.  It  is  the  structure  that  allocates  their  attention  and  efforts  on  different  tasks  and  determines  the  amount  of  the  resource  spent  on  it.  Actually,  the  importance  of  the  task  increases  not  because  the  management  team  emphasizes  on  the  significance  of  it  but  when  the  appropriate  changes  occur  in  the  structure.
As  soon  as  a  person  responsible  for  the  task  is  identified  it  means  that  the  management’s  attention  becomes  closer  on  this  task.  The  higher  a  person  responsible  for  the  task  is  raised  in  the  structure  and  the  less  he  is  responsible  for  frivolous  tasks,  the  bigger  the  management’s  concentration  and  attention  becomes.  Attention  is  one  of  the  strategic  resources.  Since  it  is  not  limitless,  it  is  essential  what  the  attention  is  mainly  directed  on.  Not  how  bold  the  line  under  the  task  in  the  documents  introducing  the  strategy  is,  but  how  much  of  its  time  and  resource  an  organization  spends  on  various  tasks  in  everyday  life  determines  the  priorities  of  these  tasks.
The  second  plausible  reason  for  which  the  structure  is  important  in  implementation  of  the  strategy  is  strategic  competences.  This  is  the  structure  that  determines  in  what  sphere  or  concretely  about  what  themes  the  competence  will  be  accumulated  in  an  organization:  a  subdivision  formed  on  a  particular  region  or  function  automatically  starts  accumulating  knowledge  about  this  region,  functions  or  technology.  The  forming  of  the  job  which  is  addressed  towards  the  product  accelerates  the  process  of  knowledge  accumulation  about  this  product  in  an  organization.  Accordingly,  if  we  are  aware  of  those  competences  that  we  need  to  implement  a  strategy  and  take  proper  structural  decisions,  we  speed  up  the  process  of  the  accumulation  of  the  knowledge  and  this  way  make  the  strategy  implementation  easier.
The  third  reason  that  connects  a  structure  with  a  strategy  is  the  major  competitive  advantage.  In  order  to  create,  develop  and  maintain  competitive  advantage,  it  is  essential  to  make  appropriate  structural  decisions.  No  matter  how  well  we  realize  that  our  advantage  should  be  the  quality  of  our  service  -  if  we  do  not  have  a  proper  structure  the  quality  will  either  never  become  a  competitive  advantage  or  will  be  extremely  hard  to  keep.  A  price  will  never  be  an  advantage  without  a  properly  designed  structure.  This  is  the  same  about  any  other  competitive  advantages  if  we  plan  to  make  it  a  long-term  advantage.
If  the  structure  is  important  to  constantly  allocate  the  attention  of  the  management  in  the  right  direction;  if  it  impacts  on  our  knowledge  which  serves  as  an  advantage  over  our  rivals,  as  well  as  on  our  long-term  competitive  advantages,  then  what  can  be  more  important  than  a  structure  to  implement  a  strategy?  A  well-designed  organizational  structure  can  maintain  the  management  priorities,  competences  and  a  long-term  competitive  advantage  even  if  the  key  people  change.


Structure  and  Major  Processes
Organizational  structure  tremendously  impacts  on  the  speed  of  processes  occurring  in  the  organization  as  well  as  the  quality  and  the  scales  of  the  result,  which  is  stipulated  by  several  factors:
1.  Coordination  for  accelerating  processes  is  a  number  one  factor.  When  people  work  in  one  and  the  same  subdivision,  the  level  of  the  coordination  is  very  high  for  them.  When  subdivisions  unite  under  one  director,  these  subdivisions  start  to  work  more  easily  and  productively.  As  a  result,  those  groups  who  take  active  part  in  processes  and  among  whom  the  process  coordination  is  very  important,  they  are  well-disposed  in  the  structure,  the  relationships  between  them  are  well-balanced  and  the  processes  develop  much  more  quickly  and  effectively.
2.  Parallel  control  has  a  huge  impact  on  a  result,  quality  and  scales  of  the  process.  If  interests  are  correctly  allocated  to  organization  units  which  take  part  in  the  processes,  they  start  to  control  a  performance  of  one  another  eliminating  any  chances  of  producing  a  low-quality  product  and  this  way  they  ensure  a  good  and  stable  quality  of  a  product  along  with  service.  For  example,  a  person  who  sets  a  task  and  the  one  who  fulfils  this  task  represent  different  subordinations.  A  recipient  will  not  agree  to  take  a  badly-set  task  and  a  distributor  of  the  task  will  better  control  how  well  the  task  set  by  him  is  performed.  Such  kind  of  interest  conflicts  are  deliberately  provoked  so  that  subdivisions  could  better  control  the  process  of  the  quality  as  well  as  the  volume  both  of  a  product  and  service  which  they  produce.
3.  Completeness  of  Functions.  Structure  should  ensure  the  proper  existence  of  each  function  in  the  structure  as  well  as  the  equipment  of  them  with  adequate  resources,  strength  and  power,  which  have  a  crucial  influence  on  the  development  of  the  processes.  Provided  that  any  function  which  is  vital  for  the  process  is  either  missing  or  is  not  strong  and  powerful  enough  to  perform  its  role  efficiently  in  the  process  -  this  fact,  automatically,  leads  to  deterioration,  complication  or,  in  the  worst  scenario,  termination  of  the  processes  as  well  as  of  a  quality  and  the  capacity  of  the  result.
When  completeness  of  functions,  well-allocated  conflict  of  interests  and  co-ordination  among  the  parts  participating  in  the  process  much  depend  on  a  structure,  what  can  be  more  important  for  the  quality  of  a  result  and  its  capacity  as  well  as    for  accelerating  of  important  processes  than  a  soundly  designed  organizational  structure  is?


Structure  and  Self-realization
Last  but  not  least,  structure  extremely  impacts  on  people’s  performance  at  work  for  an  organization’s  well-being  and  prosperity,  which  could  be  reached  with  the  following  factors:
1.  Clear  responsibility  is  the  biggest  motivator  for  people  at  work.  Provided  that  they  are  well  aware  of  what  they  are  supposed  and  expected  to  do  for  the  organization  and  what  kind  of  responsibilities  they  are  supposed  to  undertake,  determines  how  active,  motivated  and  willing  people  are  to  achieve  the  desirable  goal.  Clear  and  distinct  responsibilities  stipulate  people  to  work  even  if  they  are  extremely  discontent  with  working  conditions,  management  and  other  circumstances.  They  do  their  best  to  carry  out  their  responsibilities  and  only  after  this  they  start thinking to quit  with  a  feeling  that  they  have  accomplished  their  mission.  On  the  other  hand,  people  with  high  salaries  and  good  working  conditions  might  as  well  quit  because  they  do  not  understand  what  their  roles  are  at  work  which  finally  leads  to  demotivation  and  low-performance  causing  the  feeling  of  insufficient  self-realization  ultimately  encouraging  them  to  find  a  new  job.


2.  Power  that  the  structure  rewards  its  staff  with  has  an  effect  on  their  motivation  and  self-realization.  This  is  a  structural  role  that  defines  its  formal  power.  The  bigger  the  power  is,  the  stronger  the  desire  and  a  sense  of  self-realization  are.  And  the  more  power  is  appropriate  to  responsibility,  the  more  motivated  people  are  to  solve  the  tasks  in  the  most  efficient  way.  On  the  other  hand,  insufficient  power  and  its  irrelevance  to  responsibility  lead  to  demotivation  and  demoralization  of  the  people  and  increase  their  motivation  to  find  a  new  job.
3.  Involvement  of  workers  in  the  important  decision  making,  the  frequency  of  their  communications  with  the  upper  management  levels  help  the  structure  to  impact  on  the  level  of  the  staff  motivation  and  self-realization.  Structural  units  and  formats,  particularly  collegial  structures  and  parallel  groups,  working  groups  and  committees  allow  people  to  get  involved  in  performing  different  tasks  which  help  them  to  better  demonstrate  their  expertise  and  competences.  On  one  hand,  as  a  result  of  this  an  organization  manages  to  make  better  decisions,  and,  on  the  other  hand,  it  improves  the  involvement  and  motivation  of  people,  which  finally  increases  their  sense  of  self-realization.
Hence,  a  soundly  designed  structure  makes  people  more  involved  in  the  processes  at  work,  gives  them  distinct  and  clear  roles  and  grants  with  appropriate  power.  Ultimately,  no  other  factors  can  better  affect  the  people’s  motivation  and  self-realization  in  the  most  efficient  manner  and  benefit  from  their  abilities  and  skills  for  the  prosperity  and  well-being  of  the  organization  than  a  structure  can.
******
In  sum,  if  you  see  that  strategic  tasks  fail  to  be  fulfilled  and  it  takes  the  management  a  long  time  to  motivate  the  staff  to  solve  central  tasks,  as  well  as  the  processes  become  much  slower  and  complicated  bringing  about  unfavorable  results;  if  you  do  not  see  a  glint  in  their  eyes  and  they  get  more  and  more  demotivated  to  perform  their  everyday  tasks,  it  signals  that  it  is  high  time  you  revised  substantially  your  organizational  structure  as  it  can  hardly  meet  the  present  needs  of  the  organization.
Read  the  articles  by  “Synergy  Group”  and  design  the  structure  of  your  organization  in  the  most  effective  way  in  order  to  support  the  implementation  of  strategies,  to  accelerate  processes  and  encourage  people  to  use  up  their  abilities  for  the  prosperity  and  well-being  of  an  organization.