GEO ENG
GEO ENG

სტატიები

ურთიერთდამოკიდებული სტრუქტურა და პროცესები

 

structure-processes

 

ყველაზე მეტად, რაც ორგანიზაციაში პროცესების მსვლელობაზე ახდენს გავლენას, ეს სტრუქტურაა. სტრუქტურას შეუძლია ორგანიზაციისთვის კრიტიკული პროცესები შეანელოს, ან დააჩქაროს. სტრუქტურას შეუძლია პროცესების შედეგების ხარისხი აამაღლოს, ან გააუარესოს, სტრუქტურას შეუძლია პროცესების შედეგების მოცულობა გაზარდოს, ან  მნიშვნელოვნად შეამციროს. ამიტომ ყველაზე მომგებიანი დრო, როცა პროცესების გამართულობაზე შეიძლება ვიფიქროთ, ეს სტრუქტურის ფორმირების ეტაპია. 

 

ამიტომ, სტრუქტურის დიზაინზე მუშაობის დაწყება არასწორი იქნება, თუ მთავარი პროცესების დამუშავების ეტაპს გამოვტოვებთ. პროცესების გააზრების, გაწერის გარეშე შეიძლება ავაგოთ სტრუქტურა, თუმცა ეს ბევრად არასრულყოფილი იქნება, ვიდრე პროცესების დამუშავების შემთხვევაში იქნებოდა. როგორც წესი, ორგანიზაციები, სადაც ეს ეტაპი გავლილი არ აქვთ, მათ სტრუქტურებში ფუნქციური ნაკლოვანებების, კოორდინაციის და პარალელური კონტროლის სიმცირის ხშირი შემთხვევები გვხვდება ხოლმე.

 

ის, თუ რატომაა ორგანიზაციული სტრუქტურა მნიშვნელოვანი პროცესების გამართულად მუშაობისთვის, 3 მთავარ კომპონენტად შეიძლება დავყოთ

 

 

1. სწორად გაკეთებული სტრუქტურა უზრუნველყოფს პროცესების წარმართვისთვის საჭირო ყველა ფუნქციის არსებობას სტრუქტურაში

 

 

ფუნქციათა სისრულე და ამასთან ერთად მათი საკმარისი რესურსით და ძალაუფლებით არსებობა სტრუქტურაში არის ერთ-ერთი კომპონენტი. იგი უზრუნველყოფს პროცესების გამართულ და შედეგიან მუშაობას. იმ შემთხვევაში თუ სტრუქტურაში პროცესისთვის მნიშვნელოვანი რომელიმე ფუნქცია არ არსებობს, ან მისი ძალაუფლება არასაკმარისია პროცესში ეფექტიანი მონაწილეობისათვის, ეს ავტომატურად ართულებს, ამძიმებს ან საერთოდ წყვეტს პროცესებს, მისი შედეგის არასაკმარის ხარისხს ან მოცულობას განაპირობებს. სწორად გაკეთებული სტრუქტურა კი ფუნქციათა ნაკლოვანებას მაქსიმალურად გამორიცხავს და გრძელვადიან ჭრილში ორგანიზაციას არიდებს პროცესების წარმართვას შეფერხებებით და უხარისხოდ.

 

2. სწორად გაკეთებულ სტრუქტურას შეუძლია კოორდინაცია გაამარტივოს სტრუქტურულ ერთეულებს შორის

 

კოორდინირებული სტრუქტურები არაკოორდინირებული სტრუქტურებისგან იმით გამოირჩევიან რომ პირველ შემთხვევაში კოორდინაცია გამარტივებულია, კომუნიკაციის ბარიერები მოხსნილია, პროცესები შეუფერხებლივ მიმდინარეობს. ეს თავის მხრივ იმას ნიშნავს, რომ პროცესების მონაწილე მხარეები სწორად არიან განლაგებულნი სტრუქტურაში. რაც უფრო ახლოს არიან თანამშრომლები/სტრ. ერთეულები სტრუქტურულად ერთმანეთთან, მით უფრო უმარტივდებათ ურთიერთობა. შესაბამისად, ისეთი ფუნქციები, რომელთა ერთად ყოფნა სტრუქტურაში საჭიროა მაღალი ხარისხისის კოორდინაციის მისაღწევად, ერთი მიმართულების ქვეშ დალაგებას მოითხოვს.

 

3. სწორად გაკეთებულ სტრუქტურას შეუძლია კონტროლის დანახარჯები შეამციროს პარალელური (ბუნებრივად ჩადებული) კონტროლის ხარჯზე

 

ინტერესების სწორი განაწილება სტრუქტურაში მნიშვნელოვნად განაპირობებს პროცესების ეფექტიანობას. თითოეულ სტრუქტურულ ერთეულს თავისი ინტერესი აქვს სტრუქტურაში, მაგალითად, გაყიდვების სამსახურის ამოცანა რაც შეიძლება მეტი გაყიდვებია, სერვისის სამსახურის კი რაც შეიძლება მაღალი ხარისხით მომსახურება. თუ ამ ორ სამსახურს ერთი მიმართულების, ან დირექტორის ქვეშ დავაჯგუფებთ გამოვა, რომ აქედან რომელიმე გახდება პრიორიტეტული. ეს შესაბამისად ერთ-ერთის დაკნინებას გამოიწვევს, მაშინ, თუ განსხვავებული მიმართულების ქვეშ იქნებოდა ეს სამსახურები, ისინი გამოიყენებდნენ თავის ბუნებრივ კონტროლის ფუნქციას: სერვისი გააკონტროლებდა გაყიდვებს, რამდენად კარგად ყიდის მოყვანილი კლიენტების რაოდენობის მიხედვით, ხოლო გაყიდვები თავის მხრივ სერვისს გააკონტროლებდა კლიენტების კმაყოფილებაზე დაკვირვებით. ზოგადად პარალელური კონტროლის გათვალისწინება, სტრუქტურის ფორმირებისას არამარტო შედეგიანი, არამედ ხარჯეფექტურიცაა.

 

***

 

ყველაზე კარგი დრო, როცა ფუნქციათა სისრულის, კოორდინაციის და პარალელური კონტროლის გადაწყვეტილებები შეგვიძლია მივიღოთ, ეს სტრუქტურის ფორმირების ეტაპია – უფრო კონტრეტულად, ამის გაკეთება დანიშნულების და სტრატეგიული ამოცანების დაზუსტების შემდეგ უნდა გავაკეთოთ, მანამ, სანამ უშუალოდ სტრუქტურის დიზაინზე გადავალთ.

 

რა თქმა უნდა, ამ დროს ყველა პროცესის დამუშავებას ვერ მოვახერხებთ. ამიტომ წინასწარ უნდა ჩამოვწეროთ ორგანიზაციისთვის ყველაზე მნიშვნელოვანი პროცესები (მაქსიმუმ 10) და დავაზუსტოთ მათი კრიტიკულობა. (მაგალითისთვის: მომსახურების ხარისხის განვითარების პროცესი, მომხმარებლების მოზიდვის და გრძევალდიანი ურთიერთოებების განვითარების პროცესი, კადრების შერჩევისა და აყვანის პროცესი და ა.შ.)

 

პროცესი დაახლოებით 10-15 მოქმედებისგან უნდა შედგებოდეს და ცხადად ჩანდეს, საიდან იწყება პროცედურა, როგორ გრძელდება და როგორ სრულდება. კარგია თუ პროცესს სქემის სახით ავსახავთ და გუნდში განვიხილავთ. პროცესის განხილვა გუნდში საჭიროა გამორჩენილი ან ზედმეტად დაწვრილმანებული პროცედურების გამოსაკვეთად და მისი შემდგომი დახვეწისთვის.

 

თავად პროცესებზე მუშაობის პროცესი მნიშვნელოვანია იმდენად, რამდენადაც ეს გვეხმარება დავინახოთ კონკრეტული დანიშნულების და ამოცანების მქონე ორგანიზაცია როგორ მუშაობს – როგორ უნდა მიმდინარეობდეს ორგანიზაციის წარმატებისთვის ყველაზე კრიტიკული პროცესები. პროცესის განხილვა და ჩარღმავება იმ დონემდე  უნდა მოვახერხოთ, სანამ არ დავრწმუნდებით, რომ რამე მნიშვნელოვანი პროცედურა არ გამოგვრჩა. განსაკუთრებით დიდია ხოლმე ცდუნება, რომ ამ ეტაპზე განვსაზღვროთ მოქმედებების შემსრულებლები, გავცეთ პასუხები კითხვას: „ამას ვინ გააკეთებს?“. მაგრამ ეს მხოლოდ მაშინ უნდა დავიწყოთ, როცა ყველა პროცესი დამუშავებული გვაქვს.

 

1. დამუშავებული პროცესებიდან გამომდინარე ფუნქციების ჩამოწერა

 

ამოცანების და ქვეამოცანების დამუშავებიდან გამოკვეთილი ფუნქციები უნდა შევავსოთ დამუშავებული პროცესებიდან გამოკვეთილი ფუნქციებით, რაც შედეგად მაქსიმალურად სრულყოფილ ჩამონათვალს მოგვცემს – რა ფუნქციებს უნდა ასრულებდეს ეს ორგანიზაცია. მნიშვნელოვანია, რომ ჩამოიწეროს უკლებლივ ყველა ფუნქცია. გაერთიანებისა და დაჯგუფების გარეშე, რაც თავიდან აგვაცილებს მათი გამორჩენის და დაკნინების შანსს.

 

2. ფუნქციების დაჯგუფება დივიზიონებში

 

მას შემდეგ, რაც გვექნება ფუნქციათა სრული ჩამონათვალი, ვიწყებთ მათ დაჯგუფებას დივიზიონებში. ამ დროს მნიშვნელოვანია, რომ გავითვალისწინოთ ზემოთ აღნიშნული კომპონენტები პარალელური კონტროლისა და კოორდინაციის შესახებ. ისეთი ფუნქციები, რომლების ერთად ყოფნა მნიშვნელოვანია მაღალი დონის კოორდინაციისთვის ერთ დივიზიონში, ან ერთი მიმართულების ქვეშ უნდა დავაჯგუფოთ, ხოლო ისეთი ფუნქციები, რომლებიც ბუნებრივად კონფლიქტურ დამოკიდებულებაში არიან, ერთამეთთან ისეთ დივიზიონებში/მიმართულებების ქვეშ უნდა განვალაგოთ, რომ ურთიერთკონტროლის მაქსიმალური საშუალება ჰქონდეთ.

 

3. საჭირო კოლეგიალური ორგანოების გამოკვეთა

 

თითოეული პროცესის დამუშვებისას იკვეთება ისეთი საკითხები, რომელთა გადაწყვეტა კოლეგიალურ ფორმატში უნდა ხდებოდეს. პროცესების დამუშავების ეტაპზე ვინიშნავთ მსგავს პროცედურებს, რომელთაც დიზივიონების შედგენის შემდეგ ვუბრუნდებით. კოლეგიალური ორგანოები ზოგადად სტრატეგიული და პრიორიტეტული ამოცანების გარშემო იქმნება და ისინი აუცილებლად მონაწილეობენ პროცესებში სხვადასხვა პროცედურის სახით. იქ, სადაც საკითხის გარშემო გადაწყვეტილება არაერთმა არამედ სხვადასხვა სამსახურებიდან წარმოდგენილმა პირების ჯგუფმა უნდა გადაწყვიტოს.

 

 

პროცესები და სტრუქტურა ერთმანეთისთვის განუყოფელი და ამასთან დამოუკიდებელი ნაწილებია. პროცესები ქმნიან შედეგებს, ხოლო სტრუქტურა პროცესებს ეხმარება წარმატებული, ხარისხიანი და მაღალი შედეგების მიღწევაში. პროცესების დამუშავება კარგი სტრუქტურის დიზაინის შექმნის ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი და აუცილებელი წინაპირობაა ერთის მხრივ იმისთვის, რომ რაიმე ფუნქცია არ გამოგვრჩეს ახალ სტრუქტურაში და მეორე იმისთვის, რათა ფუნქციები ისე დავაჯგუფოთ, მათ შორის როგორც კოორდინაცია, ისე პარალელური კონტროლის შესაძლებლობები მაქსიმალურად გამოვიყენოთ.