GEO ENG
GEO ENG

სტატიები

როგორ ავამუშავოთ კოლეგიალური ორგანოები წარმატებულად

 

41

 

ეს სტატია განკუთვნილია მათთვის ვინც კოლეგიალური ორგანოს შექმნაზე ფიქრობს, ან არსებულების მუშაობის ეფექტიანობა აწუხებს, ან  უბრალოდ აინტერესებს მსგავსი შეხვედრების მუშაობისა და წარმატების სპეციფიკა.

 

კოლეგიალური ორგანოების შეკრებები უსარგებლო შეხვედრებად რომ არ იქცეს ამისთვის საჭიროა თავიდანვე განვსაზღვროთ მათი დანიშნულება, დეტალურად გავწეროთ მუშაობის რეგლამენტი და გვქონდეს შეხვედრების მართვის შეძლებისდაგვარად სრულყოფილი სისტემა. ამ სტატიაში შევეცდებით მოკლედ მოგიყვეთ სამივე კომპონენტის შესახებ.

 

 

1. კოლეგიალური ორგანოს უნდა გააჩნდეს დანიშნულება, ამოცანები და განსახილველი საკითხები, (შესაძლოა პასუხისმგებლობებიც და უფლება-მოვალეობებიც) რომელიც ერთნაირად უნდა ესმოდეთ მის წევრებს.

 

კოლეგიალური ორგანოს შექმნა ძირითადად ორგანიზაციისთვის პრიორიტეტული ამოცანის გარშემო ხდება საბჭოს/კომიტეტის/კრების სახით. ძირითადად კოლეგიალური ორგანოების ამოცანის გადაჭრის უწყვეტობას ისახავენ ხოლმე მიზნად.  მნიშვნელოვანია რომ თავიდანვე განისაზღვროს და გაიწეროს ამ ორგანოს მუშაობის დანიშნულება, კერძოდ, რა მიზნას ემსახურება, რა ამოცანები უნდა გადაჭრას და რა საკითხები უნდა განიხილებოდეს ამ შეხვედრაზე და რა გადაწყვეტილებების მიიღებოდეს. ამ ყველაფერის გაწერა არა იმდენად ფორმალობა, არამედ ამ ორგანოს წევრების თანხმობაა იმაზე თუ რას უნდა მიაღწიონ და რა მოქმედებებით განახორციელონ ეს მიზანი.

 

2. კოლეგიალურ ორგანოს უნდა გააჩნდეს რეგლამენტი – იმ წესების ერთობლიობა, რომელიც ამ ორგანოს შემადგენლობას, შეხვედრის პერიოდულობას და გადაწყვეტილების მიღების სქემას ასახავს.

 

კოლეგიალურ ორგანოს უნდა ჰქონდეს წინასწარ განსაზღვრული და დამტკიცებული რეგლამენტი, სადაც მოცემული იქნება ინფორმაცია შემადგენლობის, შეხვედრების პერიოდულობისა და გადაწყვეტილების მიღების შესახებ.

 

შემადგენლობა განისაზღვრება მუდმივი და არამუდმივი წევრებით

 

მუდმივი შემადგენლობა განისაზღვრება კოლეგიალური ორგანოს მუშაობის თემატიკის მიხედვით. მასში ჩართულია უფლებამოსილი სამსახურების ხელმძღვანელები ან სამსახურის მიერ არჩეული უფლებამინიჭებული პირები, რომლებიც მონაწილეობენ გადაწყვეტილების მიღების პროცესში. მნიშვნელოვანია, რომ ერთი და იმავე პირი არ იყოს ორ ან სამზე მეტი კოლეგიალური ორგანოს წევრი.

 

 

მოწვეული სტუმრების შემადგენლობა არ არის მუდმივი. განსახილველი/გადასაწყვეტი საკითხებიდან გამომდინარე კოლეგიალური ორგანო დამატებით იწვევს გამოცდილ კომპეტენტურ პირებს ან საკითხთან მიმართებაში ანგარიშვალდებულ სამსახურებს/პირებს. მოწვეული სტუმრები არ მონაწილეობენ გადაწყვეტილების მიღების პროცესში.

 

შეხვედრების პერიოდულობა

 

შეხვედრები ინიშნება წინასწარ განსაზღვრულ დღეს და დროს, ასევე, საჭიროებისამებრ. თუ განსაკუთრებული შემთხვევის გამო შეხვედრის ორგანიზება ვერ ხერხდება დათქმულ დროს, შეირჩევა სხვა დღე უახლოესი პერიოდის განმავლობაში. რეკომენდირებულია, რომ შეხვედრების ხანგრძლივობა არ აღემატებოდეს 2 საათს.

 

გადაწყვეტილების მიღება

 

გადაწყვეტილების მიღების სქემაც რეგლამენტში იწერება. კოლეგიალური ორგანოს რეგლამენტის დამტკიცებისას უნდა გადაწყდეს ქვორუმის საკითხი. იმ შემთხვევაში, როცა ქვორუმი არ შედგება, მაშინ, განხილული საკითხები ატარებენ მხოლოდ რეკომენდაციების სახეს.

 

ყველაზე გავრცელებული გზაა როცა გადაწყვეტილებები მიიღება ხმათა უმრავლესობით და მათ მისაღებად კოლეგიალურ ორგანოს უნდა ესწრებოდეს წევრების უმრავლესობა. თუმცა შესაძლოა განსხვავებული სქემაც მოქმედებდეს საკითხის აქტუალობიდან გამომდინარე.

 

 

3. კოლეგიალურ ორგანოებს უნდა გააჩნდეს შეხვედრების მართვის სისტემა, სადაც ყველას აქვს თავისი როლი იმისთვის რომ ორგანომ დანიშნულება შეასრულოს რეგლამენტით გათვალისწინებულ ჩარჩოებში.

 

მნიშვნელოვანია როგორ მოხდება შეხვედრაზე როლების განაწილება. ქმედითი საბჭოს/კომიტეტის ქონისთვის 3 სრულიად განსხვავებული და მკაფიო როლის არსებობაა საჭირო. სამივე როლი ერთმანეთისგან განსხვავებულია და მათი ერთ ადამიანში თავმოყრა შეიძლება არ იყოს სწორი გადაწყვეტილება. ასევე, რომელიმეს არარსებობის შემთხვევაში შეხვედრის ეფექტიანობა, სავარაუდოდ, დიდწილად შემცირდება.

 

1. საბჭოს მდივანი: მისი მთავარი ფუნქციაა უზრუნველყოს კომიტეტამდე შეხვედრის მონაწილეების ინფორმირება კომიტეტზე განსახილველ საკითხებთან დაკავშირებით (დღის წესრიგის შედგენა) ყველა იმ საჭირო მასალის მოგროვებითა თუ მიწოდებით რაც ამ თემას უკავშირდება, მოინიშნოს უშუალოდ შეხვედრაზე მიღებული გადაწყვეტილებები და შეხვედრის დასრულების შემდეგ დროულად მიაწოდოს ოქმი შეხვედრის მონაწილეებს.

 

 

2. საბჭოს ხელმძღვანელი/ლიდერი: მისი მთავარი ფუნქციაა მართოს შეხვედრა იმ გეგმის მიხედვით რაც წინასწარ გაიწერა, თავიდან აიცილოს თემიდან მნიშვნელოვნად გადახვევის და უსარგებლო პაუზების შემთხვევები და მონაწილეების ყურადღება მიმართოს დღის წესრიგში არსებული საკითხების მაქსიმალურად დაფარვაზე და საკითხების განხილვის/გადაწყვეტილებების მიღების პროცესში ჩართულობაზე. ასევე, ის „ითხოვს“ პასუხს წინა შეხვედრაზე გაცემული დავალებების შესრულების სტატუსების თაობაზე.

 

 

3. საკითხის გამომტანი: ამ როლს განსაკუთრებით გავუსვამთ ხაზს, რადგან რეალურად საკითხის გამომტანები განაპირობებენ შეხვედრის პროდუქტიულობას. ხშირად ისე ხდება რომ დღის წესრიგში ხვდება ისეთი საკითხი, რომელიც შეხვედრის მონაწილეებისთვის მტკივნეულია და მოსაზრებები რადიკალურად განსხვავებული. მარტო საკითხის გარკვევას და მონაწილეების პოზიციების დაფიქსირებას შეიძლება დასჭირდეს 2 საათი თუ არა მეტი. ამის თავიდან აცილება შესაძლებელია წინასწარი მომზადების შემთხვევაში. კონკრეტულად აქ იგულისხმება, რომ საკითხის გამომტანმა შეხვედრამდე წინასწარ მოამზადოს პრობლემურ საკითხზე თუ შესაძლებლობაზე გადაწყვეტის გზები, გაიაროს რამოდენიმე საკვანძო პირთან და იდენტიფიცირება მოახდინოს ის პრობლემების/არგუმენტების რაც სავარაუდოდ მათი მხრიდან შეიძლება გაჩნდეს და იზრუნოს ამ არგუმენტებზე სავარაუდო პასუხების ქონაზე. თუ ამ პროცესს გაივლის, ეს თავად საკითხის გამომტანს დაეხმარება, საკითხი უფრო მომზადებული და მაღალი ხარისხის იყოს, კომიტეტის სხვა წევრების ინტერესების გათვალისწინებით და ასევე ეს თავის მხრივ შეამცირებს იმ დროს, რაც საკითხის არ ცოდნის შემთხვევაში შეიძლება დაეხარჯათ ამ საკითხის განხილვაზე უშალოსკომიტეტზე.

 

ამ ყველაფერთან ერთად მნიშვნელოვანია რომ გათვალისწინებულ იქნას შეხვედრის პროდუქტიულობაზე ზრუნვაც: წელიწადში რამოდენიმეჯერ თავად ამ ორგანოს წევრების და შესაძლოა გარე წევრების მიერაც ხდებოდეს ამ ორგანოს მუშაობის შედეგების განხილვა და შეფასება.

 

***

 

 

სამაგალითოდ, ერთ-ერთი საბჭოს (საოპერაციო საბჭოს) შემოკლებულ დებულებას ვურთავთ თან

 

საოპერაციო საბჭოს მიზანი:

 

საოპერაციო რგოლების გამართული და შეუფერხებელი მუშაობის მხარდაჭერა

 

მთავარი ამოცანები:

 

 

 

 

განსახილველი საკითხები:

 

 

 

 

მუდმივი წევრები: საოპერაციო დეპარტამენტის უფროსი, ფილიალების ხელმძღვანელები, მხარდაჭერის სამსახურების უფროსები. მოწვეული სტუმრები: სამსახურების თანამშრომლები ან სხვა დეპარტამენტის თანამშრომლები, ვისაც საოპერაციო საკითხებთან შეიძლება ჰქონდეთ გადაკვეთა (შესაძლოა გარედან მოყვანილი ექსპერტებიც)

 

შეხვედრის პერიოდულობა: 2 კვირაში ერთხელ და საჭიროებისამებრ (თუმცა ისიც ჩაიდო რეგლამენტში რომ გარკვეული დროის გასვლის შემდეგ შესაძლოა თვეში ერთხელაც, თუკი განსახილველი საკითხების რაოდენობა შემცირდებოდა)

 

ქვორუმის შესადგენად საჭიროა საბჭოზე წარმოდგენილი იყოს ყველა მუდმივი წევრი, რომელთაც უშუალოდ ეხებათ ან კურირებენ განსახილველ საკითხს. გადაწყვეტილებები მიიღება ხმათა უმრავლესობით. ხმების გაყოფის შემთხვევაში გადამწყვეტი ხმა აქვს საბჭოს ხელმძღვანელს.

 

შეხვედრის მდივანი: კორპორატიული მდივანი

 

საბჭოს ხელმძღვანელი: საოპერაციო დეპარტამენტის უფროსი

 

საკითხის გამომტანი: საბჭოს ნებისმიერი წევრი ან სხვა უფლებამოსილი პირი