GEO ENG
GEO ENG

სტატიები

ერთად დავგეგმოთ შესყიდვები

დაგეგმვის მნიშვნელონებაზე, საჭიროებაზე, იმაზე, თუ როგორ ზრდის შედეგების ხარისხს დაგეგმვა, როგორ შეიძლება დავგეგმოთ ჩვენი ყოველდღიური საქმიანობა, თუ კომპანიის სტრატეგია – რამდენიმე სტატია მიეძღვნა ელექტრონულ ჟურნალ „სტრატეგია და ორგანიზაციაში“. მას დიდი გამოხმაურებებიც მოჰყვა ჩვენი მკითხველებისგან. ამ სტატიაში დაგეგმვაზე, ოღონდ შესყიდვების დაგეგმვაზე გვინდა რამდენიმე რჩევა მივცეთ პროცესის სწორად ორგანიზებისთვის, რისი გათვალისწინებაც, ვფიქრობთ, დაეხმარება მათ, ვისაც ეს ამოცანა უდგათ, ან იქნებ ამ სტატიის წაკითხვის შემდეგ გადაწყვიტონ დაგეგმონ.

 

ერთ–ერთი პირველი, რითიც შესყიდვების უფროსმა შესყიდვების დაგეგმვის პროცესი უნდა დაიწყოს მას შემდეგ, რაც უკვე ცნობილია, რა პერიოდის შესყიდვების გეგმა გვაქვს გასაკეთებელი, არის გეგმის მომზადება – რა ინფორმაცია გვჭირდება და მის მოსაპოვებლად რა მოქმედებების ჩატარება რა დროში იმისთვის, რომ კარგი გეგმა მოვამზადოთ. ეს ინფორმაცია უნდა იყოს ისეთი, რომლის მოპოვება დიდი ძალისხმევის, რესურსის დახარჯვას არ მოითხოვს, მაგრამ სამომავლო პროგნოზების გაკეთებაში ძალიან ღირებულ ინფორმაციას მოგვაწვდის. ამ პროცესში სხვადასხვა სამსახურებისთვის ჩართვის თხოვნაც მოგვიწევს. თითოეული მათგანის როლი ძალიან მნიშვნელოვანი იქნება.

 

დავიწყოთ გეგმის მომზადებით.

 

„სტრატეგია და ორგანიზაციის“ ერთ–ერთ სტატიაში, რომელიც შესყიდვების პროცესს უკავშირდება, წერია, რომ სასურველია შესყიდვების კლასიფიცირება მოხდეს გარკვეული ტიპის მიხედვით – მცირეფასიანი, სწრაფცვეთადი საგნები, ავეჯი, ტექნიკა, სხვა საოფისე ინვენტარი, პროფესიული სერვისები, სარემონტო სამუშაოები, ბრენდირებული აქსესუარები, უძრავი ქონება და ა.შ.  ეს დაგეგმვის პროცესშიც ძალიან დაგვეხმარება კონცენტრირება ყველა ტიპზე მოვახდინოთ და გეგმაში თითოეულზე ჩავსვათ საჭირო მოქმედებები, საპროგნოზოდ ინფორმაცია რომ მოვიპოვოთ.

 

ძალიან სავარაუდოა, რომ HR ამ გეგმის მომზადებისთვის ძალიან ღირებულ ინფორმაციას მოგვაწვდის. ის არის ადამიანი, რომელსაც შეუძლია გვითხრას:

რა იგეგმება საკადრო მიმართულებით – კადრების დამატება (პოზიციების მიხედვით), გაშვება, როტაციის კუთხით ცვლილებები, დაწინაურების შესაძლებლობები, კვალიფიკაციის ამაღლება და ა.შ. – ეს მოგვცემს ინფორმაციას რა ტიპის სამუშაო აღჭურვილობაზე / მომსახურებაზე შეიძლება გაჩნდეს მოთხოვნა – ავეჯი, ტექნიკა, სხვა საოფისე ინვენტარი, ტრენინგები..

 

2. ღირებულ ინფორმაციას მოგვცემს ორგანიზაციის ბუღალტერიც.

 

თუ მისგან გამოვითხოვთ ინფორმაციას წინა პერიოდში (წლის ან რამდენიმე კვარტლის) განხორციელებულ შესყიდვებზე, ძალიან დაგვეხმარება საპროგნოზოდ. მაგრამ აქ აუცილებლად უნდა მივაქციოთ ყურადღება, გავიგოთ იმ პერიოდში რაიმე მნიშვნელოვანი ცვლილება ხომ არ მოხდა – დიდი რაოდენობით კადრების აყვანა, ახალი ოფისის გახსნა და ა.შ. – რისმა გაუთვალისწინებლობამ შეიძლება მცდარი პროგნოზები გაგვაკეთებინოს.

 

3. არანაკლებ მნიშვნელოვან როლს ამ პროცესში მარკეტინგის სამსახური ეასრულებს.

 

მისგან დაგვჭირდება ინფორმაცია, რა მარკეტინგულ აქტივობებს გეგმავს (შეიძლება სერვისების კუთხით შესყიდვები დელეგირებული იყოს თვითონ მარკეტინგის სამსახურზე, შესაბამისად ამ ნაწილს არ მოვთხოვთ) – ეს ძირითადად დასაბეჭდ პოლიგრაფიულ მასალებს ეხება (ბუკლეტები, ფლაერები, ბანერები, პლაკატები, ბრენდირებული ბლოკნოტები, კალმები, და სხვა აქსესუარები).

 

4. ერთ–ერთი მოქმედება, რომლის შესრულება შედარებით დიდ ძალისხმევას მოითხოვს, მაგრამ ის გეგმაში, ვფიქრობ, აუცილებლად უნდა გვქონდეს, იმიტომ, რომ ძალიან ღირებულ ინფორმაციას მოგვცემს, არის დათვალიერების ორგანიზება, როგორც ავეჯის და ტექნიკის, ისე შენობების, ავტომობილების – სარემონტო კუთხით.

 

დათვალიერების მიზანია გავიგოთ რა მდგომარეობაშია არსებული ნივთები, აღჭურვილობა, რა არის, რასაც უფრო სავარაუდოა, რომ უახლოეს მომავალში გამოცვლა, შეკეთება/შერემონტება დასჭირდება.

 

ამ პროცესში ავეჯის, შენობების, ავტომობილების დათვალიერების კუთხით შეიძლება სამეურნეო სამსახურს ვთხოვოთ ჩართვა, ტექნიკის შემთხვევაში მათი დახმარება იქნება საჭირო. პროცესი უნდა იყოს ასეთი – ჩამოვწეროთ, რა უნდა შევამოწმოთ ადგილზე მისვლისას, რა ტიპის აღწერა უნდა გავუკეთოთ ნივთს, რათა შევძლოთ თქმა რა მდგომარეობაშია, როდისთვის არის მოსალოდნელი, რომ გამოცვლა დასჭირდეს და დაახლოებით რა თანხის ფარგლებში, დავყოთ ტერიტორიებად დასათვალიერებელი ობიექტები, გავანაწილოთ დროში ვიზიტები და საქმეს შევუდგეთ.

 

5. გეგმაში დაგვჭირდება არსებული მარაგების შემოწმებაც ჩავსვათ.

 

ვნახოთ რა მარაგები გვაქვს, რაც უნდა ვიცოდეთ ჭარბი შესყიდვები რომ არ მივიღოთ. ამ ინფორმაციას ან საწყობის გამგე გვეტყვის, თუ საწყობი გვაქვს, ან სამეურნეო მენეჯერი ან ჩვენ თვითონ გვექნება ეს ინფორმაცია, როგორც შესყიდვების მენეჯერს და მის თავმოყრაზე პასუხისმგებელი ჩვენვე ვიქნებით.

 

6. ჩვენთვის საჭირო ინფორმაციის მისაღებად შეიძლება გამოკითხვაც ჩავატაროთ.

 

კომპანიაში საშუალო რგოლის მენეჯერებს შეიძლება ვთხოვოთ, რა აუცილებლად მოსალოდნელი/დაგეგმილი მოთხოვნები გაუჩნდებათ შესყიდვებზე იმ პერიოდისთვის, რა პერიოდზეც ჩვენ შესყიდვების გეგმას ვამზადებთ. ეს მარტივად, ელექტრონულად შეიძლება გავაკეთოთ წინასწარ გაკეთებული ექსელის ფორმების გაგზავნით, რომლის შევსებაც უნდა ვთხოვოთ მათ გარკვეულ ვადაში.

 

7. დამატებით მოგვიწევს კომპანიაში დავაზუსტოთ, ხომ არ იგეგმება ახალი ფილიალის, სერვის–ცენტრის, ან რეგიონალური წარმომადგენლობის გახსნა, რისი გათვალისწინებაც მოგვიწევს ჩვენი შესყიდვების გეგმაში.

 

ამ ჩამონათვალის გაკეთების შემდეგ ერთხელ კარგად გადავხედოთ რაიმე მნიშვნელოვანი ხომ არ გამოგვრჩა. და როცა მის სისრულეში დავრწმუნდებით, თითოეულ მოქმედებას მივუწეროთ მათ შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირები, ასევე შესრულების ვადები, რა თქმა უნდა, ჩვენი გათვლებით. შემდეგ მოქმედებების მიხედვით მის შესრულებაზე პასუხისმგებელ თითოეულ პირს ცალ–ცალკე შევხვდეთ, კარგად ავუხსნათ დაგეგმვის და ამ პროცესში მათი როლის მნიშვნელობა და ვთხოვოთ დაგვიზუსტოს რამდენად ადექვატურია ის ვადა იმ მოქმედების შესასრულებლად, რაც ჩვენი გათვლებით ჩავუწერეთ, მათი ნათქვამის მიხედვით ვადები დავაკორექტიროთ.

 

ვადების დაზუსტების შემდეგ ერთი პატარა მოქმედება გვაქვს ჩასატარებელი, რაც ყოველთვის აუცილებელი შეიძლება არ იყოს, მაგრამ განსაკუთრებით დიდ ორგანიზაციებში, ვფიქრობ, დაგეგმვის პროცესს დააჩქარებს. თუ ჩვენს ორგანიზაციაში არსებობს რაიმე ტიპის კოლეგიალური ორგანო, საბჭო, კომიტეტი ან სათათბირო, რომელსაც ასეთი ტიპის გადაწყვეტილებებზე დამტკიცების უფლებამოსილება აქვს, ასეთ შეხვედრაზე ეს გეგმა უნდა გავიტანოთ და მისი განხილვა–დამტკიცების ორგანიზება გავაკეთოთ.

 

დამტკიცების შემდეგ ამ შეხვედრის მდივანს უნდა ვთხოვოთ უკვე დამტკიცებულ გეგმაზე/გადაწყვეტილებაზე განკარგულების მომზადება (თუ ეს ისედაც ასე არ ხდება). იგი უნდა მომზადდეს პირველი პირის სახელზე, რომლის მიხედვით ძალაში შევა ეს გეგმა და ჩართულ მხარეებს დაევალებათ გეგმით გათვალისწინებული მოქმედებების ჩატარება დამტკიცებულ ვადებში.

 

ინფორმაციის მიღების შემდეგ მისი კარგად გაანალიზების, ერთიანად შეკვრის და ბიუჯეტირების ამოცანა დგება, რომლის განხორციელების სიყოჩაღე უკვე შესყიდვების მენეჯერზეა. უკვე მომზადებული შესყიდვების გეგმა კი ისევ დამტკიცებაზე უფლებამოსილი ორგანოს შეხვედრაზე უნდა გავიტანოთ და მისი შეთანხმება დავაორგანიზოთ, რომელიც შესყიდვების პროცესის შემდეგ ეტაპზე გადაგვიყვანს.